"روابط تجاری ایران گسترش می یابد"؛ این گزاره ای است که با لغو تحریم ها محقق می شود و لازمه اش حضور بیش از پیش تجار ایرانی در عرصه تجارت بین الملل است ، چه به صورت میزبان و چه در قامت میهمان.
اما این حضور ، فقط پول و بیزینس نمی خواهد بلکه آداب و تشریفات خود را نیاز دارد. امروزه پروتکل های نوشته و نانوشته فراوانی در جهان وجود دارد که رفتارهای کسانی که در جلسات بین المللی شرکت می کنند را استاندارد و ارزیابی می کند.
این که شما هنگام ملاقات با مدیرعامل یک شرکت بزرگ اروپایی چه نوع لباسی بپوشید یا کدام یک از دکمه های کت تان را ببندید یا کارت ویزیت تان را چگونه به او بدهید و کارت ویزیت او را چگونه بگیرید و چه رفتاری با کارت او داشته باشید، در اصل و ذات خودشان امور مهمی نیستند و به هیچ کجای کائنات بر نمی خورد که شما چه ظواهری را رعایت کرده یا نکرده اید ؛ اما مسأله اینجاست که شما به عنوان یک مدیر و تاجری که در سطح بین المللی کار می کند، تحت نظر طرف های مقابل هستید و از سوی آنها قضاوت می شوید و این قضاوت، مبنای تعاملات کاریتان است.
بنابر این اگر می خواهید مدیر موفقی باشید، حتی اگر کارتان در داخل کشور است، به آداب و تشریفات ملاقات های کاری مسلط شوید و مثلاً بدانید که اگر در یک سالن هستید که جمعی از مدیران به صورت ایستاده در حال گپ و گفت با همدیگر هستند و همان زمان نیز با نوشیدنی پذیرایی می شوید، حتماً باید لیوان را با دست چپ بگیرید. علتش نیز این است که اگر در همان حال کسی به سمت شما آمد و خواست با شما دست دهد، نیاز به جابجایی لیوان برای آزاد شدن دست راست تان نداشته باشید. وانگهی، در بسیاری از مواقع ، اگر لیوان محتوی نوشیدنی سرد باشد، بدنه بیرونی آن، عرق می کند و دست تان خیس می شود؛ بدیهی است که مصافحه با دست خیس، تصویر چندان مناسبی از شما نمی سازد. شما هم دوست ندارید طرف مقابل بعد از دست دادن با شما، دستمالی درآورد و دستش را خشک کند.
یا اگر شما موقع نشستن بر روی صندلی ، دکمه کت تان را نگشایید ، شاید خودتان راحت باشید اما امکان دارد مدیر مقابل شما ، این نکته بسیار ساده را به حساب این بگذارد که شما آداب جلوس نمی دانید و بعد با خود بگوید که چگونه می توانم با چنین شخصی مراوده داشته باشم؟
یا در بحث تشریفات، اصلی وجود دارد به نام "قاعده 12" که میگوید: 12 اینچ از بخش فوقانی یک مدیر (از سر تا 12 اینچ پایین تر:حدود30 سانتی متر) و 12 اینچ از کف پا به بالا مورد توجه و قضاوت قرار می گیرد. اگر مدیری موهای شلخته داشته باشد، پیراهن و کتش با هم سنخیت نداشته باشد، کفشش واکس نخورده باشد، رنگ جورابش نامناسب باشد و ...کسانی که او را میبینند، از او به عنوان یک مدیر کارآمد، در ذهن خود تصویرسازی نخواهند کرد.
"آلن ولفهرست" کارشناس تشریفات می گوید: یک بار یکی از مدیران در یک ضیافت ، سُس مانده برلبه چاقو را خورد و 30 میلیون دلار ضرر کرد چون طرف مقابل، این عمل را حمل بر "آداب ندانی" کرد و قراردادش را با او لغو نمود.
بله؛ ممکن است کسی را مثال بیاورید که بسیار هم موفق است و پروتکل های ظاهری را رعایت نمی کند و همه هم او را می ستایند (مثلاً استیو جابز ، رئیس فقید اپل). این ستودن و پذیرش، به دلیل ان است که وی از قبل، تصویر خود را در ذهن مخاطب ایجاد کرده است و لذا ظاهر ، به مرتبه های بعدی نزول می کند. اما شما که برای اولین بار می خواهید خود را معرفی کنید و در جلسات کاری حضور داشته باشید، بهتر است استثنائات را کنار بگذارید و به اصول کلی پایبند باشید.مخلص کلام آن که در جهان مراودات اقتصادی ، همانند عرصه دیپلماتیک ، لحظه به لحظه هر حرکتی ، برنامه ریزی و تعریف خاص خود را دارد و حتی نحوه غذاخوردن، رنگ لباس در هر مراسم، چگونگی دست دادن و ... مورد توجه است.
اگر مدیری هستید که به استانداردهای بین المللی و تشخّص خود و کارتان اهمیت می دهید ، این اصول را که بسیار هم ساده و جذاب هستند یاد بگیرید، به کار ببندید و مطمئن باشید که در موفقیت کاری تان بسیار اثر گذار خواهد بود.