زمان در زندگی شما تا چه میزان اهمیت دارد؟ آیا از ساعت مچی خود تنها به عنوان یک وسیله تزئینی استفاده می کنید؟ آیا برداشت شما از مفهوم زمان فقط شامل ساعت شروع و پایان برنامه روزانه زندگی می شود؟ آیا تا کنون از عدم توجه به این مفهوم مهم متضرر شده اید؟
پاسخی که برای این پرسش ها ارائه می دهید تا حدودی نمایانگر نوع شخصیت و میزان وفاداری شما به برنامه زمانی در زندگی شخصی خواهد بود اما هنگامی که با مفاهیم گسترده تری از زمان سرو کار داشته باشید، رویکرد غیر حرفه ای به این مقوله می تواند آسیب های متوالی و عمیقی را متوجه شما کند.
مبحث زمان و بهینه سازی آن، در علم مدیریت جایگاه بسیار ویژه ای دارد. در تعاریف رسمی برای واژه "زمان" می گویند: زمان قسمتی از ساختارهای ذهنی انسان است (همراه فضا و عدد) آن چنان که ما در ذهن خود رشتهٔ رویدادها را دنبال کرده و در ذهن خود برای طول آن اتفاقات کمیت‌هایی را از قبیل ثانیه، دقیقه و ساعت تعریف می‌کنیم. در هر صورت با این تعریف موافق باشیم و یا حتی مخالف، ناچاریم برای زندگی و کار خود در چارچوب زمان، برنامه هایی را تنطیم کنیم که در مباحث مدیریت از آن به عنوان برنامه زمانی نام می برند. این برنامه زمانی در واقع پایه و اساس هر فعالیت شغلی را تشکیل می دهد و کلیدی برای یک مدیر و فرمانده در راستای تعیین انتظارات و میزان خروجی یک فعالیت تجاری خواهد بود.
متاسفانه رویکرد مدیران ما به عامل زمان بسیار ابتدایی است. به عبارت دیگر ارزش عامل زمان در پیشبرد برنامه های خرد و کلان فعالیت های اقتصادی آنچنان که باید مورد توجه قرار نگرفته است. آیا ابتدایی ترین شناخت ما از "زمان" به عنوان خطی برای آغاز و یا پایان کار؛ محروم کردن خودمان از سایر قابلیت های این عامل مهم در مسیر موفقیت نیست؟! بی شک پاسخ ارائه شده برای این پرسش مثبت خواهد بود. هم اکنون در کشورهای پیشرفه دنیا که صنعت و تجارت در پویاترین حالت خود قرار دارند، رویکرد به مبحث زمان و زمانبندی یک رویکرد کاملا علمی است. اگر در دنیای امروز یک مدیر با ابتدایی ترین نرم افزار برای تهیه یک برنامه زمانبندی همانند اکسل در آفیس مایکروسافت آشنایی نداشته باشد، می توانیم وی را یک فرد دور مانده از علم روز بدانیم. هم اکنون در بسیاری از مراکز و ادرات کشورهایی چون آمریکا و ژاپن استفاده از ابزاری به نام "ساعت" برای کارمندان اجباری است و علاوه بر این، تا می توانند در مسیر دید کارکنان ساعت دیواری قرار می دهند تا همنشینی با این وسیله کارآمد برای آنها به یک عادت مبدل شود.
از زمانبندی تا اجرا
همانطور که عنوان شد؛ تهیه برنامه زمانی برای هر مدیری یک امر واجب است. توصیه می کنیم این برنامه را شخصا تهیه کنید و پس از پیاده سازی طرح اولیه، اقدام به دریافت مشاوره کنید. توجه داشته باشید موارد زیر را در برنامه زمانی خود منظور کنید:
بخش عمومی
زمان آغاز کار(صبحانه در ابتدای ساعت کاری می تواند آسیب های فراوانی را متوجه برنامه زمانبندی کند. کارمندان باید در منزل یا مسیر عزیمت به محل کار صبحانه را میل کنند)
زمان نهایت بازدهی (معمولا 2 تا 3 ساعت اول زمان کاری را شامل می شود)
مجموع زمان استراحت (بسیار ضروری/شامل نهار و وقت اضافه)
آغاز به کار مجدد تا پایان ساعت کاری
خروج از محل کار (با پایان زمان کار، تمام نیروها باید هر چه سریعتر محل را ترک کنند تا حضور بی دلیل آنها موجب کاهش بازده نیروهای اضافه کار نشود)
اضافه کاری (محاسبه دقیق این مورد هم رضایت کارمندان را بدنبال دارد هم آموزشی توسط یک مدیر برای کارکنان با محوریت وقت شناسی طی فعالیت شغلی خواهد بود)
مرخصی
به مدیران توصیه می شود تا در برنامه زمانبندی خود توجه جدی به تقسیم کار نیز داشته باشند. به عبارت دیگر در "زمان نهایت بازدهی" مهمترین و حساس ترین امورات را قرار دهند و برای "آغاز به کار مجدد تا پایان ساعت کاری" اموراتی کم اهمیت تر و نیازمند دقت کمتر را درنظر داشته باشند.
بخش اختصاصی
چشم انداز (شامل رویکرد، دورنما و آینده نگری با اهدافی دارای جایگاه مشخص در برنامه زمانبندی شرکت)
ورودی (شامل پروژه های فعلی و تلاش برای جذب فرصت های مالی جدید با جایگاه مشخص در برنامه زمانبندی شرکت)
خروجی (زمان مشخصی برای تحویل پروژه ها به کارفرما در برنامه زمانبندی داشته باشیم)
مالی ( تمام تحرکات مالی شرکت از پرداخت ها به کارمندان و هزینه های جاری گرفته تا بودجه ذخیره و سرمایه گذاری ها، همه را در برنامه زمانبندی منظور کنید)